9 mai 2021

Séminaire : 3 ingrédients pour réussir aux alentours de Lyon

L’organisation d’un séminaire à Lyon exige une longue préparation et d’importants engagements humains et matériels. Le coût induit doit en être parfaitement étudié pour envisager de faire appel à une société dont l’activité de séminaire Lyon est l’occupation principale.

Des moyens humains dédiés.

L’avantage premier de passer par une société de séminaire entreprise Lyon est de dégager son personnel de cette tâche pour qu’il continue à s’occuper de vos clients. Un chargé de mission temporaire suffira. Il sera en contact permanent avec les services de la société évènementielle qui définira les contours de la prestation. Il est important de connaitre la date pour construire un cahier des charges comprenant le momentum précis à respecter : date, durée, nombre d’invités, réservation de salle séminaire Lyon bien dimensionnée, invitations personnalisées, communication dédiée, prestataires de service. Les services sont la communication, l’implication avant, pendant et après le séminaire, l’analyse et la gestion des données recueillies, la présentation de l’entreprise et de ses objectifs.

Les services proposés

Un séminaire est un travail qui nécessite une préparation minutieuse. Il ne suffit plus aujourd’hui de lancer des invitations à quelques personnes puis de les oublier jusqu’au jour J. Le séminaire ne sert pas qu’à travailler mais à d’autres fonctions : se connaitre, se former, s’informer, se vendre, vendre l’entreprise à l’externe, à ses clients, à ses sous-traitants. Pour parvenir à atteindre ses objectifs divers, la dimension communication est importante.

Les sociétés qui organisent des séminaires à Lyon comme Les Fourmis Blanches, possèdent des outils informatiques qu’elles vous proposeront. Le plus connu étant un logiciel évènementiel regroupant l’ensemble des fonctions décrites ci-dessus. La communication interactive se déroule au travers des outils informatiques qui gèrent les acceptations, compose des groupes d’intérêt ou de discussion. En effet le séminaire peut posséder plusieurs ateliers de travail dont le sujet n’est pas propre à toutes et tous. Évidemment toutes les données compilées lors de la préparation sont conservées pour servir aux études d’impact du travail accompli et relancer les prospects ou les clients.

La géolocalisation du séminaire, et la communication interactive, des plus non négligeables

L’informatique a cela de merveilleux qu’elle offre des services totalement aboutis. Si le GPS localise le lieu de rencontre, les logiciels des sociétés évènementielles vous proposeront des outils de géolocalisation interne à l’évènement. Il cartographie les lieux : étages, salles, buffet, point de rencontre, bar, toilettes, pour guider (grâce à l’application sur téléphone) les invités vers le lieu où ils souhaitent se rendre et à l’heure du rendez-vous. Ce système de guidage n’est pas une option à dénier, car, avec les transferts, les retards, les oublis, le sens de l’orientation déficient de certaines personnes dans un local de grande capacité, gérer plusieurs dizaines de personnes est un travail pour une équipe de sécurité complète.

Outre cela l’informatique donne la possibilité d’interaction avant, pendant, après la journée de travail. Avant nous l’avons évoqué plus haut. Pendant : l’animateur travaille sur un écran géant comme avec un tableau noir. Il pose des questions, sonde le public, partage des informations, en reçoit, le tout en live. Ensuite, les données conservées permettent de construire le compte rendu du travail accompli et préservent les liens créés.