On trouve désormais des open-spaces dans presque toutes les entreprises. TPE, PME ou encore grand groupe, cette organisation de l’espace semble s’être imposée partout. Transparence et communication instantanée semblent être les maître-mots de l’open space. La grande majorité des employés travaillent à proximité les uns des autres, regroupés par service dans les plus grandes entreprises. Tout ceci va nécessiter des aménagements particuliers : bureaux et ordinateurs bien sûr, mais pas seulement.
Communication et organisation
Même pour les start-ups, l’open space a des avantages. Les petites structures avec des process plus courts et plus simples fonctionnent beaucoup plus rapidement, et la possibilité de discuter avec n’importe quel collègue instantanément de n’importe quel problème est un gain de temps indéniable. Faire un point sur la demande d’un client, s’accorder sur un planning, vérifier qu’un détail a bien été compris et pris en compte… Autant d’avantages indéniables.
Cependant, il faut faire attention à la manière dont s’effectuent les communications au sein d’un open space. Les distractions engendrées par les conversations des uns et des autres peuvent s’avérer plus problématiques qu’elles n’y paraissent. En particulier si en plus des échanges en interne viennent s’ajouter les relations avec les clients. Pour éviter que chacun ne gêne les autres, il faut penser à mettre en place des dispositifs adaptés.
En plus des traditionnels emails auxquels tout le monde aura régulièrement recours, au moins un téléphone sans-fil par pôle sera nécessaire. Dans les salles de réunion et à portée de main, il faut pouvoir répondre rapidement et rester en communication avec un client sans déranger ou être dérangé.
Bien-être au quotidien
Impossible de penser open space sans les salles de réunion qui vont avec. Puisque tout est mutualisé, il faut prévoir des espaces pour décompresser ou pouvoir se retrouver à tête reposée. De plus, le fait de concentrer tout les collaborateurs au même endroit peut créer des tensions et des conflits. D’où l’intérêt d’avoir des zones de repos et de décontraction. Fauteuils, canapé, et billard seront généralement bien accueillis par votre équipe. Mais plus que les aménagements, c’est l’esprit qui règne dans votre entreprise qui va déterminer l’ambiance qui règnera dans votre open space. Si tout réussit, votre équipe en sera plus soudée et communiquera bien mieux. À la clé, des gains de temps et de productivité et une meilleure qualité de travail pour tous !