Engagées par le salariés afin de combler ses besoins en lien avec son activité professionnelle, les frais professionnels doivent être remboursés par l’employeur, et ce, en se basant sa gestion sur chaque note de frais. Quels sont les critères établissant l’éligibilité des frais professionnels au remboursement ? 

Les frais professionnels


Dans cet article, nous vous présenterons tout d’abord une définition des frais professionnels. Puis, nous dresserons une liste exhaustive des types de frais existant. Et enfin, vous prendrez connaissance des modalités de calcul et de remboursements.

Les frais professionnels : définition

Par définition, en nous basant sur celle fournie par l’administration fiscale : l’URSSAF, les frais professionnels font référence aux dépenses qu’un salarié effectue dans un cadre professionnel dans le but de mener les missions qui lui sont soumises.

Sur présentation de justificatifs de dépenses, le salarié pourra être remboursé par son employeur. Les cotisations de la Sécurité Sociale ne prennent pas en compte les sommes remboursées. De même pour la CSG-CRDS.

Exemples de frais professionnels

  • Frais de repas (indemnité de repas, frais de restauration, …).
  • Frais d’hébergement (frais d’hôtel, frais de parking).
  • Frais de mission.
  • Frais de transport (trajets domicile-travail, transport en commun, véhicule personnel, péage, ….).
  • Frais kilométriques (déplacements professionnels, frais de carburant, utilisation du véhicule de fonction, …)
  • Frais en lien avec le télétravail.

Les frais professionnels : les différents modes de remboursement

Plusieurs possibilités sont mises à disposition de l’employeur. 

Tout d’abord, il y a le remboursement des frais professionnels au réel. Cela fait référence aux dépenses qui ont été effectuées pour de vrai. Ensuite, l’employeur pourra faire un versement d’allocations forfaitaires aux employés. Enfin, l’employeur pourra effectuer la déduction forfaitaire spécifique à quelques métiers.

Indemnisation basée sur des frais réels

Dans ce cas, le salarié est remboursé pour l’intégralité des sommes dépensées. 

Mais dans quels cas ce type d’indemnisation pourra être appliquée ?

  • L’employé devra présenter des justificatifs des frais engagés : additions ou des factures de plein d’essence par exemple. Puis, il suffira qu’il remplisse une note de frais à déduire.
  • Le gestionnaire de la paie doit prendre en compte l’exonération totale de cotisations le non imposable.
  • Enfin, l’entreprise se doit de conserver l’intégralité des documents justifiés durant 10 ans pour les présenter lors des contrôles URSSAF.

Une liste des frais indemnisés au réel ?

Tout d’abord, on trouve les dépenses qui sont engagées par le salarié en télétravail par exemple. Puis, nous pouvons citer les frais de déménagement / mobilité professionnelle ou encore les frais engendrés par les NTIC : logiciel, internet… Les trois autres frais pris en compte par ce type de remboursement incluent les charges supportées par le personnel détaché à l’étranger, ou qui est muté en France par une société étrangère, les sommes dépensées par un collaborateur (mobilité professionnelle entre territoires d’outre-mer, ou de l’Hexagone vers l’outre-mer et vice-versa). Le dirigeant non-salarié est également remboursé au réel.

BON À SAVOIR : le gérant (PDG, dirigeant…) pourra se servir de sa voiture personnelle pour des fins professionnelles, et être remboursé en appliquant le barème kilométrique.

L’allocation forfaitaire

L’employeur peut également faire le choix d’une allocation forfaitaire, auquel cas l’URSSAF imposera divers barèmes indiquant le montant maximal.

Quelles sont les conditions d’application des indemnités forfaitaires?

La loi impose au niveau des cotisations sociales, des limites clairement définies pour ce type d’indemnité. À l’inverse de l’indemnisation au réel, l’employeur n’est pas obligé de justifier les dépenses encourues dans le cas des indemnités forfaitaires. Il devra néanmoins être apte à démontrer la situation de fait.

L’URSSAF impose divers barèmes pour déterminer les natures des notes de frais pouvant être remboursées par l’allocation forfaitaire.

Les indemnités forfaitaires de repas

Une déduction forfaitaire spécifique

Quelques catégories de métiers permettent à l’employeur d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique. Quelques exemples de métiers sont par exemple les ouvriers du bâtiment ou bien les artistes.

Comment s’applique la déduction forfaitaire spécifique ?

Quatre conditions s’imposent, et nous vous les avons listé ci-dessous :

  • Pour le remboursement des frais professionnels, ce type de déduction ne pourra pas être cumulable avec l’exonération de cotisations.
  • Un maximum annuel de 7 600€/an et par employé pourra être remboursé.
  • La personnes remboursée doit occuper un des métiers éligible à ce type d’indemnité.
  • Les représentants du personnel sont contraint de signifier leur accord.

Comment calculer une déduction forfaitaire spécifique ?

Établissons tout d’abord une mise en situation.

Supposons qu’un employé A perçoit 60 000€ annuellement, primes incluses. Il a encaissé 5 000€ en termes d’indemnités forfaitaires pour des remboursements de frais professionnels, avec un abattement de 20% associé à sa catégorie professionnelle.

Calculs d’une déduction forfaitaire :

60 000 € + 5 000€ = 65 000€ (rémunération et indemnités forfaitaires).

65 000 € x 20% = 13 000€

Le plafond étant de 7 600€, celui-ci est dépassé.

L’employeur est donc contraint d’appliquer le plafond de déduction (57 400 = 65 000 – 7 600).

Ainsi, les cotisations seront calculées en se basant sur le somme de 57 400€.

Gestion des frais professionnels : comment faire ?

Nous vous avons dressé une courte liste de conseils à envisager pour gérer les frais professionnels :

  1. Tout d’abord, pensez à vous inspirer d’un modèle de note de frais afin que vos salariés aient accès à une documentation claire, leur permettant de demander le remboursement de leurs frais professionnels.
  2. Créez un formulaire sur mesure permettant de créer une certaine homogénéité pour saisir les dépenses professionnelles.
  3. Dématérialisez la gestion de ces frais.
  4. Quelques outils sont disponibles pour automatiser le calcul des frais professionnels à rembourser. 
  5. Également, évitez les avances sur frais professionnels, et fournissez une carte bancaire plafonnée à tous vos employés.