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La numérisation des documents de l’entreprise en vue de les archiver offre de nouvelles perspectives avantageuses ainsi que de nombreuses applications bénéfiques sur les plans de la valorisation, de la protection ou de la diffusion. Si toutefois, la dématérialisation suscite un intérêt sans cesse grandissant, elle est loin d’être une nécessité.

Objectif et enjeux de la numérisation des archives

Réduire les coûts en numérisant les archives

La numérisation des documents d’entreprise constitue une étape importante et avantageuse pour les entreprises ayant pour objectif de s’engager durablement dans la réduction de papier et documents d’archives aussi bien reçus que produits. Cette démarche est largement guidée par une volonté de réduction des coûts et par conséquent une rentabilité accrue des espaces de bureau. En effet, la dématérialisation des archives physiques permet ainsi de réduire considérablement les coûts cachés dus à leur stockage ainsi qu’à la récupération de l’information pouvant être élevés, du fait qu’elle inclut à la fois les coûts des locaux dédiés au stockage et à la conservation des archives, mais aussi des ressources nécessaires pour les gérer, les récupérer et les rendre accessibles.

Faciliter l’accès à l’information grâce aux archives numérisées

La numérisation facilite grandement l’accès aux documents d’archives impactant favorablement l’organisation du travail et le temps de productivité au sein de l’entreprise. La numérisation permet un gain d’efficacité sur le lieu de travail.

L’archivage numérique présente de nombreux atouts qui poussent les entreprises à dématérialiser leurs archives :

  • Accélérer le processus et l’accès à l’information en réduisant les temps de recherche
  • Faciliter l’archivage pour bénéficier d’une plus grande réactivité avec une meilleure indexation des documents
  • Retrouver plus facilement un document d’archive même ancien

Réduire les risques et améliorer la sécurité

Grâce à la mise en place d’un programme complet de gestion de l’information, il devient possible de mettre en œuvre un processus efficace de mise en conformité de l’ensemble des documents archivés et de réduction des risques de perte ou de divulgation de données sensibles. De plus, la dématérialisation des données auprès d’une société de tiers archivage permet à l’entreprise, optant pour cette solution, permet de lui garantir une meilleure protection en cas de sinistre.

Bien sûr, la dématérialisation n’est par pour autant exempte de tout risque de perte de données numérisées comme par exemple le cas d’une attaque malveillante au niveau de la sécurité du réseau, entraînant la suppression de documents ou leur piratage.

Aussi, la capacité de stockage informatique n’étant pas illimitée, les besoins dans ce domaine augmentent à mesure que la quantité de données augmente. En tout état de cause, le passage à la numérisation nécessite au préalable une réflexion à mener quant à la stratégie à employer et l’outil de gestion à utiliser pour répondre efficacement aux exigences de sécurité requises.

La dématérialisation des archives : un choix plus qu’une nécessité

Pour les entreprises souhaitant réduire leurs coûts de gestion des archives, la numérisation de leurs documents d’archives procède d’un choix stratégique et non d’une nécessité. L’archivage physique, pour la plus part, reste malgré tout d’actualité, surtout si ce dernier est tout aussi économique tout en restant efficace. L’externalisation des archives auprès d’un tiers archiveur comme la société d’archivage Arcalys, par exemple, demeure particulièrement avantageuse, et ce, malgré l’avènement du numérique au sein des entreprises. Intéressante à plus d’un titre, elle permet un gain d’espace en confiant le stockage et la gestion des archives à un tiers. Un atout important, surtout pour les entreprises implantées en plein centre ville et où l’immobilier et la location d’un local de stockage est très cher. Un gain de place qui permet d’optimiser pleinement les espaces libres en bureaux plus productifs et rentables. Quant à la sécurité des documents confiés, elle est garantie grâce à une confidentialité pleinement assurée.