La majorité des grandes entreprises et organisations ont aujourd’hui recours à la dématérialisation. Ce procédé vise à numériser tous les documents physiques utilisés par une entité, comme les bons de commande, les factures clients, les bons de livraisons, le courrier, etc. Ces derniers seront enregistrés sur des serveurs centralisés. Cette dématérialisation des documents présente des avantages non négligeables. En plus d’automatiser les différents processus au sein d’une entreprise, elle permet à celle-ci de réaliser des gains de productivité importants. Toutefois, pour garantir une totale confidentialité, il faut mettre en œuvre toutes les mesures possibles afin de bien sécuriser les échanges avec les tiers.

La dématérialisation : les avantages

conservation documentLa dématérialisation consiste à archiver sous forme numérique des documents physiques. Pour ce faire, une entreprise a le choix entre plusieurs solutions de dématérialisation de facture en ligne, en mode Saas (ou Software as a Service). La gestion des documents se fait via un logiciel d’application qui se charge du traitement, de l’enregistrement et du classement des documents insérés par un utilisateur connecté à un serveur distant. La dématérialisation permet ainsi la réduction des coûts de traitement ainsi que la diminution de la consommation d’encre et de papiers. Cette automatisation a également un impact sur le temps de traitement des documents. Chaque fichier créé avec le logiciel ou inséré avec ce dernier (comme les factures ou les courriers) intègre automatiquement le processus métier y afférent. Bien évidemment, cette gestion électronique de documents nécessite la participation active de chaque membre du personnel impliqué dans le processus métier. Outre le gain de temps, ces nouvelles solutions de gestion facilitent la gestion des flux et permettent une meilleure conservation des documents.

La dématérialisation : la sécurisation des échanges

Il existe actuellement des exigences normatives ainsi que des obligations légales à respecter permettant de sécuriser les documents dans le cadre d’une dématérialisation. Par exemple, il est possible d’ajouter une signature électronique ou un certificat de scellement afin de conserver l’intégrité d’un document. Ce dernier ne sera alors plus modifiable. Pour en garantir la pérennité, il est indispensable de l’enregistrer sur une plateforme d’archivage à vocation probatoire. Il faut également l’enregistrer dans un format durable comme l’EDI, le PDF ou encore le XML. On trouve actuellement sur le marché de nombreux experts qui proposent des solutions de gestion de contenu dématérialisée, d’archivage de document et d’échange bien sécurisées. Ils proposent ainsi la création de documents numériques à la traçabilité reconnue et garantissent une sécurisation accrue des échanges de fichiers électroniques. Peu importe la taille d’une entreprise, la transformation numérique de ses données au format papier en des fichiers électroniques simplifie considérablement ses processus métier. Elle permet de faciliter la circulation des informations et d’optimiser la consultation des documents ainsi que l’archivage.