L’agenda papier est de nos jours révolu, c’est pour cela que de nombreux professionnels optent pour un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Avant de faire le choix du logiciel planning il serait souhaitable que la personne qui l’utilisera fasse des essais de plusieurs logiciels planning pour savoir quel est celui qui correspond le mieux à ses attentes ainsi qu’à ses besoins. Certains prestataires informatiques proposent ce genre de procédé. Cela nécessite juste une petite formation de courte durée. Un logiciel de prise de rendez-vous doit être simple d’utilisation le professionnel qui l’utilisera devra noter, déplacer ou supprimer les rendez-vous en quelques clics .
Rappels de rendez-vous par SMS
Pour qu’un logiciel de gestion de rendez-vous soit efficace il est bon qu’il est la fonction d’envoi de SMS automatique au client pour lui rappeler son rendez-vous. Grâce à cela finit les rendez-vous oubliés et tous les rendez-vous sont honorés. le professionnel ne perd plus son temps à attendre le client qui aurait oublié son rendez-vous, ceci permet un gain de temps et d’argent aux professionnels. De plus en envoyant le SMS cela permet d’augmenter le chiffre d’affaires car il n’y a plus d’oubli de rendez-vous et en cas d’impossibilité d’honorer le rendez-vous le client appelle de suite le professionnel après avoir lu le SMS pour annuler son rendez-vous ce qui libère de la place.
Prise de rendez-vous par internet
Il est important qu’un bon logiciel agenda professionnel possède la prise de rendez-vous par internet, car cela permet aux clients de prendre rendez-vous sur le site internet du professionnel sans attendre que celui-ci ouvre. Les clients doivent pouvoir prendre leur rendez-vous sept jour sur sept et 24 heures sur 24. La prise de rendez-vous par internet permet aux professionnels de gagner du temps et de l’argent car ils sont moins sollicités au téléphone à donner des rendez-vous, de plus en prenant rendez-vous sur internet, ils augmentent leur chiffre d’affaire car Ils acquièrent une nouvelle clientèle.
Fonctionnalités du logiciel planning
Comme nous l’avons dit le logiciel de planning devra être simple d’utilisation donc comporter que quelques fonctionnalités, pour ne pas que le professionnel se perde avec des programmes trop compliqués pour lui. Il ne s’agit pas de perdre du temps mais plutôt d’en gagner. Pour que l’agenda planning soit simple d’utilisation il faut qu’il possède un calendrier, les différents planning, une base de données clients, ainsi qu’un paramétrage permettant les différentes prestations que propose le professionnel grâce à des codes couleurs. De plus il serait bon que logiciel agenda possède aussi des renseignements complémentaires concernant ses clients. Une fonction aussi importante est que le logiciel planning en ligne soit visualisable sur ordinateur, tablette ou Smartphone et durant les déplacements du professionnel. Grâce a cette fonction il n’est pas obligé d’appeler son lieu de travail pour savoir où il en est dans son planning, il a sur lui en permanence car de nos jours toutes personnes possèdent un Smartphone sur lui.
Comme nous venons de le voir pour bien choisir son logiciel de prise de rendez-vous il est bon que celui-ci possède les différentes caractéristiques que nous venons d’énumérer. À l’acquéreur de choisir le logiciel planning qui correspond le mieux à ses attentes.