La dématérialisation des factures est incontournable pour les entreprises souhaitant réduire de manière significative les coûts de traitement des documents d’entreprises comme les factures, les bons de livraison, les contrats, etc. Avant de se lancer dans la mise en œuvre d’une telle solution, il est nécessaire de connaitre ses contraintes pratiques et légales.
Le cadre légal de la dématérialisation en France
La dématérialisation est une solution qui permet de simplifier le traitement des documents papier, d’optimiser les techniques d’archivage de documents et de booster les modes de facturation. La mise en place d’un dispositif de facturation électronique est toutefois soumise à quelques règles imposées par le projet de loi relatif à la simplification de la vie des entreprises. Il concerne les factures envoyées par les entreprises à l’État français, mais aussi les factures émises entre les entreprises.
Plus concrètement, les entreprises doivent désormais envoyer toutes les factures sous format électronique à l’Etat. Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises et les personnes publiques doivent ainsi se plier à cette nouvelle législation et dès le 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaire seront aussi concernées. Cette obligation sera étendue aux petites et moyennes entreprises dès le 1er janvier 2019 et aux micro-entreprises dès le 1er janvier 2020. Les factures peuvent être envoyées sous format PDF, en manuscrit ou en EDI (échange informatisé de données). Comme l’idée est de simplifier les démarches, il ne sera pas nécessaire d’apposer une signature électronique aux documents.
De la facture papier à la facture électronique
Une directive européenne datant de 2001 et mise en vigueur depuis 2004 vient rendre effective la transformation de la facture papier en facture en facture électronique et ce, tout en attestant leur légalité. En France, la mise en place de cette directive est encadrée par le Code Général des Impôts tandis que les conditions de mise en œuvre de la dématérialisation de documents sont encadrées par les articles 289 bis et 289 V. L’article 289 b du CGI vient notamment autoriser les échanges de données informatisés structurés tels que les EDI tandis que l’article 289 V du CGI autorise la dématérialisation des factures dans des formats non structurés tels que les documents PDF.
Les entreprises qui procèdent à une transformation de leurs factures doivent s’en remettre à certaines règles, notamment lorsque l’échange de factures n’est pas structuré. Il est par exemple intéressant d’apposer une signature électronique aux documents numériques afin de les authentifier et de sécuriser dans la foulée les données transmises. En ce qui concerne l’archivage et la conservation de factures, la loi peut imposer le recours aux services d’un prestataire lorsque le volume de stockage de l’entreprise n’est pas suffisant. Par ailleurs, les entreprises doivent conserver leurs factures, qu’elles soient encore sous format papier ou électronique, pendant une durée de dix ans. Bref, la mise en place de la dématérialisation de documents est bien encadrée par la loi et d’ailleurs, l’État préconise aux entreprises le recours à ce genre de dispositif afin de les aider à gagner en productivité tout en les incitant à adapter leurs pratiques aux tendances actuelles.